Bør du sette opp HubSpot selv, eller leie inn en konsulent?

HubSpot-konsulent for små og mellomstore bedrifter i Norge

Ja, du kan sette opp HubSpot selv programvaren er laget for å være tilgjengelig uten teknisk bakgrunn. Spørsmålet er sjelden om det er mulig, men om det er den beste bruken av tiden og pengene dine. Som HubSpot-konsulent for små og mellomstore bedrifter i Norge møter jeg dette spørsmålet jevnlig, og svaret handler alltid om å veie egen tidsbruk og risikoen for feiloppsett opp mot kostnaden ved å leie inn hjelp.

Nedenfor svarer jeg på spørsmålene daglige ledere og salgssjefer faktisk stiller seg: Hva koster det? Hvor mye tid krever det? Hvilken risiko tar du? Og når lønner det seg å hente inn en konsulent? 

Kan jeg sette opp HubSpot selv, og hvor lang tid tar det?

Ja. HubSpot er bygget for å være brukervennlig, og de fleste grunnfunksjoner kan settes opp uten teknisk kompetanse. Men "kan" og "bør" er to forskjellige spørsmål.

Realistisk tidsbruk for en SMB-bedrift som setter opp HubSpot selv fra bunnen av inkludert kontaktimport, pipeline-oppsett, e-postmaler, grunnleggende automatisering og opplæring av teamet ligger typisk på flere uker med jevn innsats ved siden av vanlig drift, ikke noen få timer.

Tiden går ikke bare med til selve konfigureringen, men til å lære seg hvilke valg som faktisk er riktige for din salgsprosess noe som ofte krever flere runder med prøving og feiling. Man burde også lære seg grunnprinsippene i HubSpot og hvordan HubSpot settes opp etter beste praksis. Og etterpå må man ha en forståelse for hvordan dette best mulig skal implementeres opp mot deres arbeidsprosesser og hvordan deres kundereise er. 

Hva koster det å leie inn en konsulent og lønner det seg?

Kostnaden ved å bruke en konsulent varierer med prosjektets omfang, men bør alltid vurderes opp mot den reelle kostnaden av egen tid: timene daglig leder eller salgssjef legger ned, pluss risikoen for at oppsettet må gjøres om senere.

En konsulent betaler ofte seg selv inn i løpet av det første året dersom riktig oppsett fører til raskere salgsprosesser, bedre oppfølging av leads, og mindre tid brukt på manuelt rot i dataene. Det er ikke prisen på timene som avgjør om det lønner seg det er hva et feil eller ufullstendig oppsett koster deg i tapt tid og tapte muligheter senere.

Pris fra meg vil varierer basert på antall moduler og omfang av data og kompleksitet, typisk ligger en onboarding et sted mellom 24 000- 35 000 kr.

Hva er risikoen ved å sette opp CRM selv uten hjelp?

Den største risikoen er ikke at oppsettet mislykkes fullstendig, men at det blir "godt nok" i starten slik at man kan fortsette å bygge videre på det, og at det støtter deres behov. Man ønsker også å sette det opp slik at det ikke  blir vanskelig å rydde opp i. Vanlige fallgruver ved eget oppsett:

• Feil struktur på pipelines og deal-stages, som gjør rapportering upålitelig senere
• Manglende eller feil bruk av egenskaper (properties), som skaper rot i dataene over tid
• Automatiseringer satt opp uten forståelse for hvordan de påvirker hverandre, som fører til dobbeltarbeid eller feilaktige varsler til kundene
• Manglende opplæring av teamet, som gjør at HubSpot aldri blir brukt slik det er tenkt
• Videreføring av et dårlig datagrunnlag fra tidligere
• ikke forståelse for hvordan data og slutt resultat henger sammen
• Man bygger et CRM oppsett for dagens situasjon men ikke for fremtiden

Å rydde opp i et feilkonfigurert CRM-system i etterkant tar ofte lengre tid og koster mer enn å gjøre det riktig fra starten.

Hva gjør en konsulent som jeg ikke kan få fra gratis support fra HubSpot?

HubSpots egen kundestøtte er god på å svare på konkrete tekniske spørsmål  hvordan en funksjon virker, hvordan du løser en feilmelding. Det den ikke gjør, er å forstå din virksomhet, din salgsprosess og din bransje.

En konsulent bringer med seg erfaring fra tilsvarende prosjekter: hvilke løsninger som faktisk fungerer for en bedrift som din, hvilke feil andre har gjort som du kan unngå, og hvordan oppsettet bør tilpasses din spesifikke kundereise ikke bare hvordan knappene i systemet fungerer.

Når lønner det seg å ansette en konsulent fremfor å gjøre det selv?

Som en enkel tommelfingerregel lønner det seg å hente inn en konsulent når:

• Du har en salgsprosess med flere steg eller flere ansvarlige, som krever mer enn et enkelt standardoppsett
• Tiden du ville brukt på oppsett har høyere verdi et annet sted i virksomheten
• Du migrerer fra et annet system eller fra regneark, der feil under overføringen kan gi varige datakvalitetsproblemer
• Du ønsker at oppsettet skal være riktig fra dag én,
  fremfor å rette opp feil underveis
• Ønsker å spare tid og penger

Motsatt kan det være greit å starte på egen hånd dersom behovet er svært enkelt  få kontakter, én rett frem salgsprosess, og et team som allerede kjenner HubSpot fra tidligere.

Konklusjon

Å sette opp HubSpot selv er fullt mulig, men den reelle kostnaden ligger sjelden i lisensprisen den ligger i timene som går med, og i det som må rettes opp dersom grunnmuren ikke er lagt riktig fra starten. For de fleste SMB-bedrifter med en salgsprosess som skal vokse, er en erfaren HubSpot-konsulent for små og mellomstore bedrifter i Norge en investering som betaler seg raskt tilbake i tid spart og feil unngått.

Usikker på hva som er riktig for din bedrift?
Ta kontakt for en åpen prat om din situasjon.