Det er et av de mest kjente problemene i B2B-salg, og samtidig et av de rimeligste å løse. Et lead kommer inn, selgeren har en god samtale eller sender et tilbud, og så skjer ingenting mer. Ikke fordi selgeren ikke bryr seg, men fordi hverdagen fylles med nye henvendelser, møter og administrasjon, og oppfølgingen som skulle skjedd om en uke havner bakerst i minnet.

Løsningen handler mindre om å finne bedre selgere, og mer om å bygge et system som ikke er avhengig av at noen husker.

Hvorfor glemmer selgere å følge opp leads?

Kort svar: Fordi oppfølging krever at noen holder oversikt manuelt, og manuell oversikt bryter sammen så fort volumet øker. En selger med ti aktive leads klarer gjerne å huske hvem som skal kontaktes når.

Med femti leads spredt mellom regneark, e-postinnboks og minnet, er det nesten umulig å unngå at noen faller mellom stolene. Dette er ikke et disiplinproblem i utgangspunktet, selv om det ofte blir sett på som det. Det er et strukturproblem.

Når oppfølging er avhengig av at et menneske husker å sjekke en liste eller rulle tilbake i innboksen, vil noen leads uunngåelig forsvinne, uansett hvor dyktig eller motivert selgeren er. Det er her systemer som CRM kommer inn i bildet. 

Hvor mye koster det egentlig å følge opp et lead for sent?

Mer enn de fleste tror. Responstid er en av de sterkeste faktorene for om et lead faktisk konverterer. Ifølge tall som ofte vises til fra Harvard Business Review, øker sannsynligheten for å konvertere et lead betydelig dersom oppfølgingen skjer i løpet av de første minuttene etter kontakt, mens svært få norske bedrifter faktisk klarer å følge opp så raskt.

Selv når det ikke handler om minutter, men dager eller uker, er mønsteret det samme: jo lengre tid som går, desto kaldere blir leadet, og desto større er sjansen for at konkurrenten rekker å ta kontakt først. Dette gjør at treg eller glemt oppfølging sjelden er et lite problem. For hvert lead som følges opp for sent taper man potensielle kunder. 

Hvordan løser HubSpot CRM dette problemet?

HubSpot er bygget for nettopp dette, å fjerne avhengigheten av at et menneske husker å følge opp. Tre funksjoner løser dette på ulike nivåer:

• Oppgaver (Tasks): Enkle påminnelser knyttet til en kontakt, et selskap eller en avtale. Kan opprettes manuelt eller automatisk, og dukker opp i selgerens oppgaveliste til rett tid
• Sekvenser (Sequences): Automatiserte e-postserier kombinert med oppgavepåminnelser for én selger til én kontakt. Stopper automatisk så snart kontakten svarer eller booker et møte, slik at ingen får unødvendige eller pinlige oppfølginger etter at de allerede har respondert
• Arbeidsflyter (Workflows): HubSpots automatiseringsmotor på tvers av kontakter, selskaper og avtaler. Kan for eksempel opprette en oppgave automatisk dersom en avtale ikke har beveget seg på fem dager.
  
  Du kan lese mer om HubSpot og økt salg her

Hvordan setter du opp automatisk oppfølging i praksis?

Et konkret og vanlig eksempel: en arbeidsflyt som opprettes når en kontakt legges til eller mottar en e-post, venter i et gitt antall dager, og deretter automatisk oppretter en oppgave med teksten «Følg opp med [kontaktens navn]» til riktig selger. Selgeren trenger ikke lenger huske noe selv. Oppgaven dukker opp i køen når den skal, uavhengig av hvor travel uken har vært.

Slik kommer du i gang med leadshåndtering i HubSpot

1. Kartlegg hvor leads faktisk forsvinner i dag. Se på de siste tapte mulighetene og finn ut om de døde av manglende interesse, eller rett og slett av manglende oppfølging.
2. Start med én enkel arbeidsflyt. Opprett en automatisk oppgave som varsler selgeren dersom et lead ikke er kontaktet innen et gitt antall dager etter at det kom inn.
3. Sett tydelige tidsfrister for oppfølging. Bli enige internt om hvor raskt et nytt lead skal kontaktes, og bygg arbeidsflyten rundt den fristen, ikke omvendt.
4. Bruk sekvenser der det passer, hvis dere har Sales Hub Professional eller høyere. Sett opp en fast e-post- og oppgaverekke for standard oppfølging etter demo eller tilbud, slik at selgerne slipper å finne opp løpet på nytt hver gang.
5. Følg med på om noe fortsatt faller mellom stolene. Bruk rapportering i HubSpot til å se om leads fortsatt blir liggende urørt, og juster arbeidsflytene etter det dere faktisk observerer.

Poenget er aldri å fjerne selgeren fra prosessen. Poenget er å fjerne avhengigheten av at selgeren husker alt selv. 

Trenger du hjelp til å gjennomgå prosesser? Ta kontakt