HubSpot-integrasjon mot Tripletex, Fiken og PowerOffice Go: er det mulig?

Ja, alle tre kan kobles sammen med HubSpot, uansett hvilket av dem du bruker i dag. Tripletex har en ferdig app i HubSpots markedsplass. Fiken og PowerOffice Go har ingen tilsvarende native løsning, men kobles sammen med HubSpot via tredjepartsverktøy eller en skreddersydd API-integrasjon. Ingen av de tre systemene er et hinder for å bruke HubSpot.

Mange norske SMB-bedrifter bruker HubSpot til salg og markedsføring, og et av de tre store regnskapssystemene til fakturering og bokføring. Spørsmålet som oftest dukker opp er ikke om de to systemene kan snakke sammen, men hvor mye jobb det faktisk krever, og hva som synkroniseres automatisk versus manuelt.

Hvordan fungerer integrasjonen mellom HubSpot og Tripletex?

Det finnes en dedikert app i HubSpots markedsplass, bygget av tredjepartsleverandøren Cloudify, som synkroniserer kunder, kontaktpersoner og produkter mellom systemene.

Den mest praktiske funksjonen: når en salgsavtale i HubSpot settes til vunnet, konverteres den automatisk til en ordre eller faktura i Tripletex. Det betyr at selgeren ikke trenger å legge inn kunden manuelt en gang til i regnskapssystemet.

For å sette opp integrasjonen må du først aktivere integrasjonsmodulen inne i Tripletex og generere en egen API-nøkkel derfra. Denne nøkkelen limes inn i oppsettsvinduet når appen installeres på HubSpot-siden. Selve installasjonen tar typisk under en time, men det er verdt å sette av tid til å teste synkroniseringen på noen få testkunder før man kobler på hele kundedatabasen.

Det finnes også alternative løsninger for mer avanserte behov, blant annet en toveis synkroniseringsløsning fra ERPBridge, og oppsett via automatiseringsplattformen Make. Disse gir mer fleksibilitet, men krever også mer teknisk innsikt å konfigurere riktig.

Hvorfor finnes det ingen ferdig HubSpot-app for Fiken?

Fiken er bygget som et enkelt regnskapssystem for små bedrifter, med vekt på at også ikke-økonomer skal klare seg selv. Det gjør det ikke automatisk lettere å koble til HubSpot: Fiken har foreløpig ikke en egen native integrasjon i HubSpots markedsplass.

I praksis betyr det at du er avhengig av en mellomløsning.
Den norske integrasjonsleverandøren Integrera har bygget en dedikert kobling mellom Fiken og HubSpot, og flere norske automatiseringsbyråer tilbyr tilsvarende oppsett gjennom Zapier eller Make.

Disse løsningene kan typisk synkronisere kunder og fakturagrunnlag mellom systemene, men siden det ikke er en offisiell HubSpot-app, bør du sjekke nøye hva som faktisk overføres automatisk, og hva som fortsatt krever manuell oppfølging, før du regner integrasjonen som komplett.

Hvordan kan man koble HubSpot til PowerOffice Go?

PowerOffice Go har foreløpig ingen ferdig løsning i HubSpots App Marketplace, og heller ingen enkel mellomvare som dekker behovet ut av boksen.

Det som finnes er PowerOffice sitt eget REST API, som utviklere kan bruke til å bygge en skreddersydd integrasjon mellom de to systemene. Flere norske leverandører, blant annet Emonkey og ConnectMyApps, tilbyr ferdige oppsett eller tilpassede løsninger basert på dette API-et.

For en bedrift uten egen utviklerressurs betyr dette at PowerOffice-integrasjonen som regel må kjøpes som en tjeneste, enten som et engangsoppsett eller som en løpende avtale.

Hva bør du tenke på før du setter opp en regnskapsintegrasjon?

Uansett hvilket system du bruker, er det noen spørsmål verdt å stille før du setter i gang:

• Skal synkroniseringen gå én vei, eller begge veier mellom systemene?
• Skal fakturering og mva-håndtering skje i regnskapssystemet, eller direkte i HubSpot?
• Hvor ofte skal dataene oppdateres? I sanntid, eller med en daglig synkronisering?
• Hvem har ansvar for å følge opp hvis synkroniseringen feiler eller stopper opp?

Det siste punktet blir ofte oversett. En integrasjon som virker perfekt ved oppsett kan slutte å fungere stille i bakgrunnen etter en systemoppdatering, uten at noen oppdager det før kundedataene ikke lenger stemmer.

Hva koster det å sette opp integrasjon mellom HubSpot og regnskapssystemet ditt?

Kostnaden varierer mye avhengig av hvilket system du bruker og hvor avansert behovet er. En Tripletex-integrasjon via den ferdige appen krever i utgangspunktet ikke noe eget budsjett utover selve app-kostnaden, siden oppsettet kan gjøres internt.

For Fiken og PowerOffice Go må du regne med enten en fast pris for et engangsoppsett hos en integrasjonsleverandør, eller en løpende månedspris dersom du kjøper automatisering som en tjeneste. Prisen vil varierer for de ulike leverandørene.

Hvilke feil bør du unngå når du skal integrere regnskapsystemet sammen med HubSpot?

De vanligste feilene handler sjelden om selve teknologien, men om planleggingen rundt den:

• Å koble sammen systemene før man har bestemt hvor fakturering og mva faktisk skal håndteres
• Å anta at en tredjepartsintegrasjon dekker alt like godt som en offisiell app, uten å sjekke det konkret
• Å glemme å sette opp varsling dersom synkroniseringen feiler
• Å ikke teste integrasjonen på noen få kunder før hele databasen kobles på

Trenger du hjelp til å sette opp riktig integrasjon?

Regnskapssystemet har dere allerede valgt. Det som gjenstår er å få det til å snakke pålitelig med HubSpot, og det er her de fleste bedrifter bruker mer tid enn planlagt.

Jeg kan bistå gjennom hele denne prosessen: kartlegge hvordan data faktisk skal flyte mellom systemene, avklare hvilken løsning som passer behovet deres, og koble dere med riktig leverandør der det trengs.

For Fiken og PowerOffice Go, der det ikke finnes en ferdig HubSpot-app, betyr det at dere slipper å research og velge blant flere ukjente leverandører selv. Dere får én kontaktperson som følger dere fra kartlegging til ferdig fungerende integrasjon.

Usikker på hvilken løsning som passer ditt regnskapssystem?
Ta kontakt så hjelper jeg deg med dette.